Představujeme aplikaci na evidenci a schvalování přijatých faktur na platformě Tabidoo, kterou jsme vytvořili pro našeho zákazníka. Nahradili jsme starou desktopovou aplikaci a přidali vylepšení, která šetří čas a zjednodušují schvalovací proces.
Původní zadání od zákazníka bylo jasné: vytvořit náhradu za dlouho používanou desktopovou aplikaci pro evidenci přijatých faktur, kterou používala mateřská firma a čtyři dceřiné společnosti. Zákazník ztratil důvěru v původního výrobce softwaru, a proto bylo nutné převést všechna data do Tabidoo. Navíc jsme zákazníkovi navrhli vylepšení, která nejen že výrazně ušetří práci při evidenci faktur, ale také zefektivní samotný schvalovací proces jednotlivých faktur.
Původní stav
Zákazník používal desktopový software, který ukládal záznamy na lokální server. Data byla pořizována ručně bez připojení PDF příloh. Tento software sloužil pouze jako evidence k účetnímu softwaru a tiskl průvodky přijatých faktur. Tyto průvodky se pak připevňovaly na kopii faktury a fyzicky předávaly osobám, které měly fakturu schválit. Po schválení se faktura vrátila do účetního oddělení a založila do šanonu. V případě neschválení byl na průvodce uveden důvod a následně se řešila oprava nebo vrácení faktury.
Aktuální stav již v Tabidoo
V Tabidoo jsme vytvořili stejnou evidenci přijatých faktur, na jakou byl zákazník zvyklý. Odstranili jsme nepotřebná pole a naimportovali záznamy přijatých faktur od roku 2016 do 2024, což zahrnovalo téměř 10 tisíc záznamů. Zákazník tak může pokračovat v evidenci ve stejném číselném řadě, která se nyní generuje automaticky.
Navíc jsme přijaté faktury propojili s evidencí zakázek. Zákazník nyní nemusí evidovat pouze číslo nákladového střediska, ale může jej vybírat ze seznamu. Každá zakázka má přiřazené “schvalovatele”, kteří musí dané faktury schválit. V původním systému museli tito lidé faktury schvalovat fyzicky.
Když zapisovatel vyplní všechny požadované údaje z faktury, vybere zakázku a zadá termín, do kdy je potřeba fakturu schválit. Následně tlačítkem “Nechat schválit” vygeneruje tolik záznamů ke schválení, kolik je k vybrané zakázce přiřazeno schvalovatelů.
Každému schvalovateli je nastaveno, že jednou týdně (s možností individuálního nastavení) obdrží e-mailem PDF report, ve kterém vidí, které faktury čekají na jeho schválení. Z tohoto reportu může přímo přes odkaz nahlédnout na PDF přílohu nahranou u jednotlivých záznamů. Také se může z reportu dostat přímo do Tabidoo, kde může jednotlivé faktury buď schválit tlačítkem, přičemž se zaznamená datum schválení a kdo fakturu schválil, nebo neschválit a uvést důvod.
Přínosy pro zákazníka
Díky zredukování a přeorganizování polí jsme zrychlili proces zadávání faktur. Navíc, pokud neexistuje PDF příloha přijaté faktury, může zadavatel použít mobilní telefon k pořízení záznamu přílohy a zbytek údajů pak doplnit na počítači nebo celý záznam vytvořit na mobilním zařízení.
Napojení na evidenci zakázek zjednodušuje proces schvalování, protože zadavatel nemusí pamatovat, kdo má fakturu schválit. Schválení se děje automaticky na základě zvolené zakázky. Schvalovatelům se při stisknutí tlačítka tvoří úkoly, které musí schválit.
Schvalovatelé vidí díky přístupovým právům pouze své úkoly ke schválení faktur. Pomocí pohledových filtrů vidí především úkoly čekající na schválení.
Automatické reporty připomínají schvalovatelům e-mailem, co je potřeba schválit. Úkoly po termínu jsou barevně odlišeny podle požadavků zákazníka.
Zákazník šetří čas tím, že může faktury přijaté schvalovat, kdykoli se mu to hodí, čímž se výrazně urychlil oběh dokladů od jejich pořízení až po jejich plné schválení.
Co bude dál
Nyní se zákazníkem plánujeme rozšíření o vyhodnocování faktur na základě zakázek. Dalším plánovaným rozšířením je generování pozastávek u faktur a jejich vyplácení v daný termín. S delším používáním této nové aplikace jistě přijdou další nápady, jak ještě více šetřit čas a opakující se rutinní práci.
Další vychytávky z této aplikace
- Účetní zadávání dat: Zákazníka brzdilo psaní teček mezi dny, měsíci a roky. Proto jsme naprogramovali možnost zadávat data jako osm číslic za sebou. Tato drobnost šetří čas při zadávání.
- Expresní schválení: Pokud je potřeba nějakou fakturu extra rychle schválit, systém pošle schvalovatelům speciální e-mail s urgentní výzvou ke schválení dané faktury.
Informace o aplikaci
Pokud by vám podobná aplikace přizpůsobená na míru také usnadnila práci, neváhejte se na nás obrátit. Doba realizace od prvního nápadu, analýzy, plánování, stavby a testování byla 2 měsíce. Samotná realizace zabrala přibližně 30 hodin.